LeafEye GTD icon

GTDを実践するiOSアプリ「LeafEyeGTD」の使い方

2016年4月5日

メモアプリとして使い始めてGTDメソッドに移行できるiPhone/iPadアプリLeafEyeGTDの使い方を紹介します。

基本的な使い方の紹介の前に、GTDとLeafEyeGTDについて簡単な説明をしています。

GTDについて

GTDは、ストレスを軽減して生産性を向上する仕事管理術

GTD(Getting Things Done)は、(プライベートなものも含めた)仕事の管理術で、長年にわたり、効果が実証されているものです。
スタート時の敷居が高いので、誰もが気軽に始められるとは言い難いのですが、始めてみると、その効果には目を見張るものがあります。

GTDは「メモと行動をリストで管理する技術」とも言えます。メモやリストは、手書きでもコンピュータ上のテキストデータでも構いません。
効果は、「他の事があれこれ気にかかるストレスから解放され、今の行動に集中できる」ということです。
スペースの無い乱雑な机の上で仕事をするのと、整理された机の上で仕事をするのとでは、生産性が変わってきますが、これにも似ています。

GTDは、他の管理メソッド、例えば、多くの日本企業に定着している改善活動のメソッドや品質管理活動などと、衝突するものではありません。むしろ、相乗効果が期待できます。

GTDを紹介する書籍

GettingThingsDone

GTDについては、GTDの提唱者で、著名な経営コンサルタントであるデビッド・アレン氏の書籍「Getting Things Done」に詳細な解説がなされていますが、原理は難解なものではなく、むしろシンプルです。

日本では、「仕事を成し遂げる技術」というタイトルで幾つかの翻訳が出版されています。サブタイトルは「ストレスなく生産性を発揮する方法」で、特に「ストレスなく」は、GTDの本質を表しています。

以下に、書籍の見開き文を一部抜粋します。(仕事を成し遂げる技術 はまの出版 森平慶司氏訳 より)

「より複雑化しスピードが増した現代社会では、一昔前の自己管理術は通用しません。 〜 優先順位の法則も役に立ちません。 〜 ベテランの経営コンサルタントである著者のメソッドは、マイクロソフト、ロッキード、アメリカ司法省などの組織で効果が実証されています。 〜 リラックスするにはどうするか? 記憶だけに頼る習慣をやめればいいのです。 〜 」

尚、こちらのサイト(革新的な仕事術 GTD®Japan)では、GTDに関するセミナーなどの情報も紹介されています。

LeafEyeGTDについて

LeafEyeGTDは、GTDの実施を支援するiPhone/iPadアプリです。
とりあえずメモアプリとして利用を始めて、GTDの理解をしながら、GTDの実践に移ることもできます。

LeafEyeGTD機能

LeafEyeGTDの主な機能は、メモとアクション設定です。とったメモを整理する際に、必要なアクションを設定していくというのが、基本的な使い方になります。
メモとアクションは、ステータスやタグなどの属性を設定することで、GTDの実施に必要な9つのリストとして確認できるようになります。

iPhone/iPadの設定で「iCloud -> iCloud Drive」がオンであれば、iCloud上にゴミ箱のデータも含む全データのバックアップを作成できます。

メモ

LeafEye Memo Sample

メモは、テキストメモの他、手書きメモ、音声メモとしても入力でき、写真の添付もできます。
このメモ編集画面からは、テキストメモとしてメモした電話番号に直接電話したり、アドレスにメールしたり、住所を標準地図アプリで確認したりといったこともできます。

handwrite sample

一つのメモに対して、複数のテキストメモ、手書きメモ、音声メモ、写真が入力できます。

アクション

メモからは、複数のアクション(行動)が設定できます。
LeafEyeGTDでは、メモとアクションは明確に区別されます。一つのメモから複数のアクションの設定が可能で、複数のプロジェクトに関連するメモの扱いなどもスッキリできます。

リスト表示

メモ、アクションを管理するための十分なリスト表示が用意されています。

例えば、「今日」リストには、今日作業する予定のアクション(スケジュール)と、できるだけ早く片付けたいアクション(次のアクション)が、実施する状況毎に表示されます。

※実施する状況とは、「外出時」「PCで」「自宅で」「山田さんに会った時」「定期ミーティングで」などで、アクション毎に設定でき、自由に定義できます。

中心となるのは「今日」リストで、この「今日」リストと、「待つ」リスト、「期日」リスト、「未処理」リストは、毎日チェックすることになるリストです。面倒そうに聞こえるかもしれませんが、この4つのリストのチェックに必要な時間は、数十秒からせいぜい数分程度です。

その他、「プロジェクト」リストと「いつか」リストなどは、週1回程度以上のチェックが推奨されるリストです。GTDでは、週1回程度以上のレビューは必須となります。

リストの詳細については、LeafEyeGTDの9種のリストについてをご覧ください。

バックアップ(iCloud)

backup

バックアップするためには、iPhone/iPadの設定で「iCloud -> iCloud Drive」がオンである必要があります。

LeafEyeGTD画面説明

LeafEyeGTDの主な画面は、リスト画面、メモ編集画面、アクション編集画面、バックアップ画面です。

リスト画面

lists

LeafEyeGTDを起動したときの画面は、リスト画面です。左上の青いプラスボタンをタップすることで、新規メモが作成され、メモ編集画面が開きます。

 

LeafEyeGTDでは、メモのイメージカラーを青、アクションのイメージカラーをオレンジとしています。

右上のギアーボタンで、(設定画面を経由して、)バックアップ画面が開きます。

メモ編集画面

LeafEye Memo Sample

メモ編集画面は6つに区分けされています。

左下は、ステータス表示とタブ表示で、タップすることでそれぞれ編集できます。

右下は、アクションの表示で、このメモから作成したアクションがすべて表示されます。オレンジのプラスボタンでアクションが新規作成され、アクション編集画面が開きます。もちろん、作成後のアクションを選択して更新することもできます。

上4つは、手書き、テキスト、写真、音声の各メモの表示で、それぞれのプラスボタンで新規作成ができます。

handwrite

text

photo

audio

アクション編集画面

action sample

アクション編集画面は、ステータスによって、入力する項目が変わります。

  • 「ステータス=次のアクション」では、実施する状況をテキスト入力するか、候補から選択します。
  • 「ステータス=スケジュール」では、期日(必要に応じて開始日も)を入力します。
  • 「ステータス=待つ」では、待つ人、待つ事象などをテキストで入力するか、候補から選択します。

「<>」ボタンをタップすることで、ステータスを「済み」「いつか」などに設定できます。

タイトルの下の領域にコメントを入力でき、コメントの中の電話番号やアドレスには、直接Tel、メールができます。

右下のメモ領域をタップすると、元になったメモのメモ編集画面が開きます。

プロジェクトについては、テキストで入力するか、候補から選択します。プロジェクトは空でも良いのですが、GTDを実施するためには、プロジェクトの定義をできるだけ行うことが推奨されます。

リスト画面

lists

リストの詳細については、LeafEyeGTDの9種のリストについてをご覧ください。

バックアップ画面

backup

バックアップでは、ゴミ箱を含む全データ(メモ、アクション)が保存されます。
バックアップボタンの上の欄に入力した名前でバックアップが作成されます。

バックアップの一覧からバックアップを選択すると、リストアボタンが表示され、これをタップすることでデータをリストア(回復)できます。リストアボタンをタップすると、「現データを残してリストア」か「現データをクリア後、リストア」が選択できます。
通常は、「現データをクリア後、リストア」を選択することになるかと思われます。

LeafEyeGTDの基本的な使い方

ここでは、GTDを実践するための、LeafEyeGTDの基本的な使い方を説明しています。
次の4つの場面に分けて説明していきます。

  • メモをとる [収集]
  • 仕分ける/アクションを設定する [仕分け/アクション設定]
  • アクションを実行する [行動の選択]
  • レビューする [レビュー]

メモをとる

起動画面メモ

起動した画面から、左上の青いプラスボタンを押すと、メモの入力画面が現れます。

LeafEye Memo Sample

お好みの形式でメモを作成します。ここではそれだけです。例えば手書きメモであれば、左上の手書きメモのプラスボタンをタップして編集するだけです。

タイトル欄について最上部のタイトル欄は、必要に応じて記入してください。必須ではありません。後に必要になってから記入しても良いです。

短いテキストメモであれば、テキストメモとして入力せず、タイトルとして入力してしまった方が扱いやすくなります。

※ 私は、打ち合わせメモや気付いたことをメモする際に、ほとんど手書きだけを使っています。気軽に手早く、紙メモと同じようにメモしたいので、タイトルも入力しないことがほとんどです。後の仕分けで、「いつか」や「資料」に入れる場合には、そこで、改めてタイトルを付けるようにしています。
※ Siriが使えて、声を出しても周りに迷惑にならない環境では、手書きよりも、テキストメモを音声入力した方が簡単かもしれません。
※ 紙メモをLeafEyeGTDに取り込むには、写真が便利です。紙メモを撮影するだけです。
※ 音声メモは使う機会が少ないように思いますが、ボイスレコーダー代わりに使えます。ただし、音声メモは、後の仕分けの前に、テキストメモに入力し直すのがベターです。
※ ブレーンストーミングの内容のメモなどにも、手書きが重宝します。iPhoneの画面では少し小さすぎて難しいのですが、iPadであれば、フィッシュボーンやマインドマップなども残せます。ただ、大規模なものは実際的ではありませんので、紙の上に書いたものを写真撮影するか、結果だけを抽出して残すことになります。紙のメモは、実空間の保管庫などに保管するかと思いますが、実空間の保管場所のIDなどをメモしておけば、後に参照しやすくなります。

仕分ける/アクションを設定する

仕分けは、「未処理」リストから行います。(起動画面で、ステータスがインボックスのときのメモテーブルからも行えます。)

lists

リスト選択画面

「未処理」リストは、起動画面左下の「リスト」ボタンをタップして現れるリスト選択画面から、「未処理」ボタンをタップすると現れます。

list inbox

「未処理」リスト

仕分けは、「未処理」リストのすべてのメモに対して、ひとつづつメモを開いて行います。リストのメモを選択すると「>>」ボタンが現れ、これをタップするとメモ編集画面が表示されます。

LeafEye Memo Sample

もし音声メモがある場合は、仕分けに入る前に、要点をテキストメモとして抜き出しておくことをお勧めします。

もし、このメモを今処理せずに、寝かせておいて後で見たいと思うならば、メモのステータスを「いつか」に設定して、終わりとします。例えば、5ヶ月後のセミナーの案内メモなどはそうなりそうです。でも、判断が面倒になって「いつか」に先送りするのは問題があります。GTDメソッドを実施するメリットがなくなってしまいます。

さて、これからが、GTDメソッドに沿った仕分け作業の本番です。
(仕分けの説明については、LeafEyeGTD使用方法の説明というよりも、GTDのやり方の説明が中心になります)

まずは、メモを眺めて、内容を把握します。
何のメモなのかが把握できたら、仕分け作業のスタートです。

2分未満で終わるアクションを片付ける

2分未満で終わるアクションで、それが今実行できるのであれば、すぐに片付けてしまいます。
短い電話で終わるものや、コンピュータですぐに入力できる記録作業など、いろいろあるかと思います。

2分というのは、あくまで目安です。アクションを設定して管理するまでもなく、やってしまった方が良い、と思える時間という意味です。人によっても異なると思われますので、3分、5分など、独自のルールとして決めておけばOKです。

アクションを設定する

必要なアクションを全て設定します。一つのメモから複数のアクションが必要となることも多いかと思います。
アクションが必要ない場合は、この「アクションを設定する」は、スキップします。

アクション追加

2分以上かかるアクションや、今実行できないアクションについては、アクションを設定して管理できるようにします。
メモ編集画面の右下にあるオレンジ色のプラスボタンをタップすると、アクションが追加され、アクション編集画面が立ち上がります。

action sample2

まずは、アクションのタイトルを入力します。タイトルの下のコメント欄は、必要に応じて入力します。

アクションのステータスを決める

コメント欄の下にあるステータス選択ボックスから、「次のアクション」「スケジュール」「待つ」のいずれかに決めます。

— 待つ —

誰かに実行してもらうアクションであれば、その人に委託してから、ステータスを「待つ」とし、その人の名前などを入力するか、候補から選択します。
(もし、すぐに委託できない場合は、「xxさんにyyアクションを委託する」といったアクションを別途設定します)

— スケジュール —

自身が実行するアクションで、期日が決まるものは、ステータスを「スケジュール」とし、期日(必要に応じて開始日も)を入力します。

— 次のアクション —

「スケジュール」でも「待つ」でもないアクションは、ステータスを「次のアクション」とし、実施する状況を入力するか、候補から選択します。
「次のアクション」は、実施する状況(PCで、オフィスで、自宅で、、、など)になったら、できるだけ早く片付けるアクションです。もし、「やらなくてもいいけど、いつかやったほうが良いかも?」といった感じのアクションであれば、ステータスを「いつか」にして、毎日の管理から外しておいたほうが良いです。

プロジェクトを設定する

アクションが、他のアクションと関連して、プロジェクトを形成する場合には、プロジェクト名をプロジェクト欄に入力するか、プロジェクト候補から選択します。

他のアクションと関連しなくても、プロジェクトは入力できます。
普通のプロジェクトは2つ以上のアクションから成りますが、LeafEyeGTDでは1つのアクションのプロジェクトというのも可能となっています。プロジェクトをカテゴリー代わりに入力しておくことで、後にリストを確認するときなどにわかりやすくなります。

メモのステータスを決める

アクションの設定が終わったら(もしくは、アクションが必要ない場合は)、メモのステータスを、「インボックス」から、「処理済み」「いつか」「資料」「ゴミ箱」のいずれかに変更します。

メモ編集画面の左下のステータス欄をタップすると、ステータスの変更画面が現れますので、ここで変更します。

memo status

いつか

メモのステータスの「いつか」は、「いつかみる」という意味で処理の先送りを示し、アクションのステータスの「いつか」は「いつかやる」という意味あいです。
仕分けの初めに、先送りするメモは「いつか」に設定されて終了しているので、ここで「いつか」に設定することはあまりありません。

資料

資料として残しておきたい情報を含むメモは、ステータスを「資料」とします。この場合、タグを設定しておくことをお勧めします。「資料」リストでは、タグごとにメモが表示されます。

処理済み / ゴミ箱

資料として残す必要がなければ、ステータスを「処理済み」または「ゴミ箱」とします。

アクションを実行する

「今日」リストを参照して、アクションを実行していきます。

list today

「今日」リストの初めのセクションには、今日スケジュールされているアクションが表示されていて、これは、変更がない限り必ず実行するアクションです。

「今日」リストの2番目以降のセクションには、「次のアクション」が、実施する状況ごとに分類され表示されます。現在の状況と使える時間、それから現在のやる気エネルギーの量、および優先順位を考慮してアクションを選択し、実行していきます。完了後に、そのアクションのステータスを「済み」にします。

次のアクション選択のための判断材料は、重視する順に並べると、

  • 現在の状況
  • 使える時間
  • 現在のやる気エネルギーの量
  • 優先順位

の4つです。

以上4つをチェックリストのように頭に浮かべて判断するとなると大変に思えますが、リストを見ながらどれをやろうかと考えれば、人間の脳は自然にまた瞬時に答えを出してくれますので心配いりません。判断材料の4つを暗記しておく必要もありません。

GTD以前の仕事術の多くが優先順位を中心に展開されているのに対して、GTDメソッドでは、優先順位は4番目の判断材料となっていて、これがGTDの優れた点ともいえます。LeafEyeGTDでも、意図的に優先順位の入力欄を設けないようにしています。

優先順位は、自身の変化や環境の変化とともにダイナミックに変わります。優先順位を中心に管理しようとすると、優先順位を頻繁にまた適切に更新していない限り、自然な脳の判断を狂わせてしまうだけです。

GTDでは優先順位を考えないわけではなく、特別に管理しないだけです。実際の優先順位は実行するタイミングで、人間の脳が自然に割り出すもので、GTDではこれを重視しています。無理の無い管理法だといえます。「今日」リストの次のアクションを眺めれば自然にストレスなく行動を決めることができます。

レビューする

レビューはできるだけ頻繁に行います。少なくとも1週間に1回は行いたいところです。
やることは、9種のリストの内6種のリストを開いて見直すだけです。もちろん、9種全てでも構いません。よほど大きく修正しない限り、たいして時間はかかりません。

lists

次の4種のリストは、毎日見るべきリストです。

  • 「未処理」リスト
  • 「今日」リスト
  • 「待つ」リスト
  • 「期日」リスト

次の2種のリストは、少なくとも1週間に1回は見てレビューしたいリストです。

  • 「いつか」リスト
  • 「プロジェクト」リスト

リストごとにレビューのタイミングを管理するのも面倒かもしれません。それよりも、9種のリストを毎日見るようにした方が良いかもしれません。

リストの詳細については、LeafEyeGTDの9種のリストについてをご覧ください。

One Comment

  1. […] GTDを実践するiOSアプリ「LeafEyeGTD」の使い方 LeafEyeGTDの9種のリストについてタグ: GTD, iOSアプリ, ipad, iphone, LeafEye, LeafEyeGTD, 使い方 […]