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LeafEyeGTDの9種のリストについて

2016年4月2日

LeafEyeGTDは、メモアプリとして使い始めてGTDメソッドに移行できるiPhone/iPadアプリです。

lists

ここでは、LeafEyeGTDで表示できる9つのリスト(「今日」リスト、「待つ」リスト、「期日」リスト、「スケジュール」リスト、「プロジェクト」リスト、「未処理」リスト、「いつか」リスト、「資料」リスト、「すべてのメモ」リスト)と、メモやアクションの検索ができる「検索」リスト、について説明しています。

これら9つのリストは、GTDを実践するために必要となるリストです。

「今日」リスト

今日作業する予定のアクション(スケジュール)と、できるだけ早く片付けたいアクション(次のアクション)が、実施する状況毎に表示されます。

説明

list today

実施する状況とは、「外出時」「PCで」「自宅で」「山田さんに会った時」「定期ミーティングで」などで、アクション毎に設定できます。

最もよく見るリストがこれです。1日の始まりには必ずチェックしてスケジュールを確認しますし、ちょっとした待ち時間に、「次のアクション」の中から、その時にできるアクションを選択する際にもチェックします。

その日の仕事がすべてスケジュールされていれば、機械的に1日の仕事をこなしていくことができますが、割り込みも多く優先順位もダイナミックに変化する現代の仕事環境では、なかなかそうはいきません。
GTDの優れているところは、スケジュールは厳格に期日を守るアクションだけして、他は、次のアクションとして優先順位などを与えずにリスト化し、常にチェックできるようにしておくことです。スケジュールは神聖なものです。

次のアクションの優先順位は、「今日」リストをチェックしたときに、人間の脳が、様々な状況を考慮しつつ、ストレスなく瞬時に割り出します。人間の脳にはそういった能力が備わっているようです。重要なのは、次のアクションが、すべてリスト化されて一覧できるようになっていることだけです。

表示対象

アクション 【ステータス = スケジュール、次のアクション】

アクションのステータスについて

アクションのステータスは、アクション編集画面で簡単に設定/更新できます。
ステータス意味
次のアクション実施する状況(オフィスで、自宅で、コンピュータが使えるとき、などなど)になったら、すぐに実行するべきアクションです。
スケジュール期日や実施期間が決まり、計画されたアクションです。
待つ誰かに委託した、待ち状態のアクションです。
済み完了したアクションです。
いつか実施を保留しているアクションです。
ゴミ箱これはアクションそのもののステータスではありません。LeafEyeGTDで削除したアクションです。

「待つ」リスト

委託(デリゲート)したアクションが、待つ人、待つ事象ごとに表示されます。

説明

list waitingfor

例えば、田中さんに委託した「社員教育計画立案」といったアクションなどです。もし、進行状況を確認する必要がある場合は、「田中さんの進捗確認」といったようなアクションが適切な時期にスケジュールしてあることでしょう。

なんらかの審査依頼や配達待ちなどの場合には、人を待つというよりも、審査結果通知や宅急便到着などという事象を待つことになり、これも「待つ」リストに入ります。

表示対象

アクション 【ステータス = 待つ】

「期日」リスト

スケジュールしたアクションが、期日(終了予定日)ごとに表示されます。

説明

list duedate

スケジュールされたすべてのアクションが表示されます。会議日程なども、スケジュールされていれば、ここで確認することができます。

アクションの編集で、「カレンダーに登録」を実行していれば、iPhone/iPadの標準カレンダー上で確認することもできます。

表示対象

アクション 【ステータス = スケジュール】

「スケジュール」リスト

スケジュールしたアクションが、実施予定期間の日付ごとに表示されます。

説明

list schedule

スケジュールされたすべてのアクションが表示されます。「期日」リストとは異なり、期日だけではなく、実施予定期間すべての日付に重複して表示されます。3月1日から3月3日のスケジュールであれば、1日、2日、3日それぞれにその日のスケジュールとして表示されます。

締め切りなどを確認したいときは「期日」リストで、特定の日にやるべき作業内容が何かを確認したいときには、この「スケジュール」リストを見ます。

表示対象

アクション 【ステータス = スケジュール】

「プロジェクト」リスト

全アクション(済みとゴミ箱は除く)が、プロジェクトごとに表示されます。

説明

list schedule

「プロジェクト」リストでは、実施予定の全アクションがプロジェクトごとに確認できます。プロジェクトを設定していないアクションについても、「プロジェクト無し」のタイトルで表示されますので、もし、プロジェクトの設定忘れであれば、ここで設定すればOKです。

プロジェクトといいますと、ぎょうぎょうしく聞こえますが、GTDでは、例えば、「スタッフに誕生日プレゼントを贈る」や「新しいiPhoneに買い換える」なども、プロジェクトとして扱います。複数のアクションが必要なものはプロジェクトです。

「読む」や「調べる」「買う」などもプロジェクトとして扱うと便利です。読みたい本や気になる調査事項など、これらのプロジェクトで登録しておけば、適当な時に思い出す事ができます。買いたいものを、「買う」プロジェクトで、XXX店に行ったときの次のアクションとして設定しておけば、毎日参照する「今日」リストの中でも確認できます。

LeafEyeGTDでは、プロジェクトの設定が簡単です。アクションの編集でプロジェクト欄に名称を入力するだけです。一度入力した名称は、入力候補として表示されるようになりますので、毎回タイプする必要もありません。

「プロジェクト」リストでは、セクションタイトルがそのままプロジェクト一覧となっています。セクションを開くと、そのプロジェクトのアクション一覧が表示されます。

プロジェクト管理について建設プロジェクトやシステム開発プロジェクトなど、大きなプロジェクトでは、専用のプロジェクト管理ツールが欠かせません。ですが、GTDの提唱者デビッド・アレン氏が指摘しているように、そういったプロジェクトは多くはありません。

小さなプロジェクトであれば、GTDメソッドの中で十分に扱えます。つまり、プロジェクトの次のアクションを確実に設定して、それを忘れないようにすることで、これはGTDメソッドの鍵です。大きくはないプロジェクトがストレスなく進むことで、大きなプロジェクトの生産性も大いに上がります。

大きなプロジェクトについては、GTDから切り離して、専用のプロジェクト管理の枠組みで管理すべきです。PMBOKなどプロジェクト管理の良い枠組みがありますし、プロジェクト管理ソフトも良いものがたくさんリリースされています。

大きなプロジェクトをLeafEyeGTDで管理することは、できなくもありませんが、お勧めできません。大きなプロジェクトのサブプロジェクトで埋め尽くされ、他の小さなプロジェクトの管理にも影響してしまいます。

表示対象

アクション 【ステータス = 次のアクション、スケジュール、待つ、いつか】

「未処理」リスト

未処理のメモ(インボックスのメモ)が表示されます。

説明

list inbox

「未処理」リストを、できるだけ早く空にすること、つまりできるだけ早く処理することは、GTDを実践する上で大切なことです。これは、メールの受信トレイや物理的なインボックストレイでも同じです。
処理するといっても、必要なアクションを実行するということではありません。メモを分類整理して必要なアクションを決めるということです。

メモの処理方法は、GTDメソッドの中でもの中心的なものです。処理方法のワークフローは、例えば、次のサイトでも紹介されていますし、書籍「仕事を成し遂げる技術」の中でも詳細に解説されています。

GTDのワークフローを体験(処理~実行編)

「未処理」リストにあるメモは、不要なものであればゴミ箱に捨て(ステータス=ゴミ箱)、しばらく寝かせたいメモであればステータスをいつかにして、メモの処理を先送りします。例えば、参加したくなるかもしれない5ヶ月先のセミナーの案内などは、たぶん処理を先送りするのではないでしょうか。

「未処理」リストにあるメモは、アクションが必要なものはアクションを設定して処理済みにします。2分以下程度で終わるアクションであれば、アクションの設定をするまでもなく、すぐに片付けて処理済みにします。

アクションが必要でなくても、残しておきたいメモは、ステータスを資料として残します。例えば、ソフトの設定方法についての備忘録や、控えておきたい技術情報などです。資料とする際には、LeafEyeGTDであれば、タグを設定して、後の参照をし易くすることもできます。

「未処理」リストの表示内容は、メモ入力画面のリストでインボックスを選択した場合と同等です。(レビューの全てをリスト一覧から行えるようにするため、設置されたものです)

表示対象

メモ 【ステータス = インボックス】

メモのステータスについて

メモのステータスは、メモ編集画面で簡単に設定/更新できます。
ステータス意味
インボックス処理待ちのメモです。
処理済み分類、アクション設定など、処理が終わったメモです。
いつか処理を先送りしたメモです。
資料資料として、タグ分類して残しておく情報の入ったメモです。
ゴミ箱LeafEyeGTDで削除したメモです。

「いつか」リスト

「いつか」に分類したメモが表示されます。

説明

「いつか」リストを見れば、処理を先送りしているすべてのメモ(そのときは処理しないが、いつか見直したいと思ったメモ)が確認できます。

タグが適切に設定されていれば、セクションタイトルに表示されるタグ名称を、さーと眺めただけで、先送りしているメモの記憶が呼び覚まされます。たぶん、このリストの確認は、数秒からせいぜい数十秒で終わるでしょう。
筆者は、「未処理」リストを確認したついでに、このリストもちらっと覗くようにしています。まったく苦にはなりません。

「いつか」というステータスは、アクションにもありますが、アクションの「いつか」は、「いつか実行する(やる)」の意味で、メモの「いつか」は「いつか処理する(見る)」という意味合いです。

表示対象

メモ 【ステータス = いつか】

「資料」リスト

「資料」に分類したメモが表示されます。

説明

list tag reference

「資料」に分類したメモ(アクションの設定が不要か終わったメモで、備忘録として残したメモ)が表示されます。
「資料」リストは、必要になったときに、随時参照するリストです。
適切なタグが設定されていれば、楽に必要な情報が探せるようになります。

表示対象

メモ 【ステータス = 資料】

「すべてのメモ」リスト

すべてのメモ(ゴミ箱は除く)が、タグごとに表示されます。

説明

複数のタグを設定したメモは重複して表示されます。
「すべてのメモ」リストを見る機会はあまりないかもしれませんが、メモのタグ設定を見直し整理するときなどには、便利です。

表示対象

メモ 【ステータス = インボックス、処理済み、いつか、資料】

「検索」リスト

検索ワードにマッチするメモとアクションが表示されます。

説明

le list search

検索は、メモのタイトル、テキストメモ、アクションのタイトル、コメントに対して行なわれます。

表示対象

アクション 【ステータス = 次のアクション、スケジュール、待つ、済み、いつか】
メモ 【ステータス = インボックス、処理済み、いつか、資料】

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